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03 enero 2022 19:01hrs
Actualizado el 03 enero 2022 19:01hrs
Redacción ADN40
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10 trucos y funciones de Excel para aprovecharlo al máximo

A continuación te compartimos una serie de trucos y funciones que debes conocer para sacarle el máximo provecho a Excel.

Sin duda una de las aplicaciones más utilizadas tanto en el ámbito laboral como en el académico es Excel y que en estas hojas de cálculo es posible realizar una vasta variedad de archivos, desde organizar tus gastos, crear facturas, calendarios o gráficas de todo tipo, por eso te compartimos algunos trucos y funciones que te serán bastante útiles.

En la lista te presentamos de todo, desde funciones básicas para los que apenas van empezando con Excel, hasta algunos trucos que te ayudarán a agilizar tu trabajo.

Funciones básicas de Excel

Eliminar columnas en blanco

Parte del trabajo de filtrar y navegar por los datos de una tabla es encontrar los valores inválidos o que están en blanco, para ello Microsoft Excel permite seleccionar el rango de filas y celdas en la que quieres buscar.

Luego en la pestaña Inicio, haz clic en Edición, seguido de Buscar y Reemplazar e Ir a especial, finalmente marca Celdas en blanco y pulsa Aceptar.

Pasar de PDF a Excel

Las hojas de Excel son generalmente archivos XLS o XLSX, pero en ocasiones te puedes encontrar con otra clase de archivos; por suerte la aplicación cuenta con una herramienta bastante útil que te permitirá convertir un PDF.

Para ello debes crear una nueva hoja en blanco, hacer clic en la pestaña Datos, Obtener datos, Desde un archivo y luego seleccionar Desde un PDF o Desde el texto/CSV, elige el documento y si la previsualización es correcta da doble clic en el campo llamado Table, Cerrar y listo.

Números que empiezan por cero

Esta no podía faltar en la lista de funciones y es que a veces, al escribir un número que empieza con cero, Excel lo omite, pero es posible mantenerlo al añadir un ' antes. Por ejemplo, en lugar de 012345, escribe ‘012345.

Variedad de fórmulas

Microsoft Excel tiene más de 400 fórmulas en total; algunas de las funciones que puede usar son:

=SUMA(A1:A50)

=PROMEDIO (A2:B2)

=MAX(A2:C8) Mayor valor / =MIN(A2,B4,C3,29) Menor valor

=DIAS ("2/2/2018", B2) Te dice cuántos días hay entre las dos fechas que le pases como parámetros.

=HIPERVINCULO ("http://www.google.com”, “Visita Google") Te permite crear un enlace en Excel con un texto personalizado.

=REEMPLAZAR (“texto”,”texto”) Con esta fórmula puedes insertar o reemplazar.

Otras funciones de Excel son:

- Activa el autoguardado

- Bloquea celdas para que no se puedan editar

- Combinar y dividir celdas

- Corrección automática de texto

- Ordena las celdas alfabéticamente

Trucos de Excel

Atajos de teclado

Una forma de aumentar tu productividad con Excel es aprovechar sus más de 150 atajos. Además, pulsando la tecla Alt de tu teclado verás que se resalta cada opción con una letra para que puedas virtualmente pulsar cualquier botón sin mover el ratón.

Cambiar filas por columnas

Esto suena complicado, pero en realidad es muy sencillo, así que en cualquier momento podrías transponer una tabla para cambiar las filas por columnas y viceversa.

Para ello debes seleccionar todas las filas y columnas, copiarlas al portapapeles con Control + C y en una celda vacía, haz clic derecho y elige Pegado especial y finalmente en el menú que se muestra, elige Transponer.

Fijar una columna o fila

Sin duda dentro de los trucos que más gustan son los de fijar y es que al tener muchos datos en una tabla de Excel se puede perder la visibilidad de información importante en las cabeceras de las filas y columnas.

Para que estas siempre se mantengan visibles se deben seleccionar, dar clic en Vista y en Inmovilizar. La opción de paneles fijará todas las filas y columnas seleccionadas, aunque también está disponible fila superior y primera columna.

Seleccionar todo

Seguramente este es uno de los trucos más sencillos y útiles, Excel da la oportunidad de seleccionar una columna o fila completa haciendo clic en el número o la letra, pero también se pueden seleccionar todas al mismo tiempo pulsando el icono de la esquina.

Resaltar duplicados

El poder localizar los datos duplicados en una hoja de Excel puede ser muy sencillo, para ello debes seleccionar las filas o columnas que quieres analizar, en la pestaña Inicio da clic en la opción de Office y después en Formato condicional.

Dentro del submenú elige Reglas para resaltar celdas, Valores duplicados y Aceptar. En seguida todos los valores duplicados aparecerán en otro color.

Otros trucos de Excel son:

- Office en modo oscuro

- Personaliza los atajos rápidos

- Plantillas para todo

- Proteger un documento con contraseña

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