En la constante lucha por mantener la productividad en el lugar de trabajo, a menudo nos enfrentamos a lo que se conoce como "tareas vampiro". Estas actividades, que pueden parecer pequeñas y triviales, son en realidad las que más tiempo consumen y que más energía nos roban. Pero, ¿cómo podemos evitar caer presas de estas actividades que nos impiden avanzar en proyectos de mayor valor?
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Cecily Motley, cofundadora de Harriet, una asistente en el lugar de trabajo impulsada por inteligencia artificial, define las tareas vampiro como aquellas tediosas y repetitivas que suelen ocupar nuestro tiempo, como programar reuniones o responder correos electrónicos . Según Motley, sumergirse en estas actividades administrativas es la principal amenaza para la productividad.
Un informe de 2021 de Brightpearl reveló que el promedio de personas pasa al menos 21 horas a la semana realizando tareas administrativas en el trabajo, y casi el 40% de ellos se sienten abrumados por estas responsabilidades. Ante este panorama, Motley ofrece tres estrategias clave para combatir las tareas vampiro y aumentar la productividad:
1. Timeboxing, pero con realismo
Esta técnica implica asignar bloques de tiempo específicos en tu calendario para enfocarte en tareas específicas, eliminando cualquier distracción durante ese período. Sin embargo, es crucial ser honesto sobre el tiempo necesario para completar cada tarea para que esta estrategia sea efectiva.
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2. Silenciar las notificaciones
Las notificaciones constantes pueden hacer que las tareas administrativas parezcan urgentes, interrumpiendo tu flujo de trabajo. Motley sugiere desactivar las notificaciones y revisar los mensajes en intervalos designados para minimizar las interrupciones.
3. Establecer límites
Aprender a decir "no" a tareas innecesarias y establecer límites claros puede prevenir el agotamiento y generar confianza en el lugar de trabajo. Es importante priorizar y comunicar de manera efectiva tus compromisos existentes.
En última instancia, comprender cómo ser más eficiente con las tareas administrativas puede liberar tiempo y energía para dedicarse a proyectos más significativos. Como señala Motley, aunque estas tareas sean inevitables, encontrar formas de optimizarlas puede hacer que sean menos dolorosas y consuman menos tiempo del necesario.
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